SMART WORKING IN AZIENDA: L’AGILITA’ CHE PREMIA

Un’esigenza primaria dell’industria 4.0 è sapersi adeguare con tempestività alla domanda. Rispondere in modo rapido alle tempistiche dei mercati in cui si sviluppa o si contrae il business da la possibilità di comprendere e sfruttare quanto possibile il fattore competitività. Tale vantaggio lo si può avere tramite tecnologie innovative e software risolutivi ma anche abbracciando un nuovo modo di connettere le risorse di un’impresa.

 

Quando si parla di Digital Transformation nei luoghi di lavoro infatti, si pensa anche all’applicazione di tecnologie avanzate per connettere persone, spazi, oggetti ai processi di business, con l’obiettivo di aumentare la produttività, innovare e soprattutto coinvolgere; in due parole: Smart Working!

 

lo Smart Working è un modello organizzativo che propone autonomia nelle modalità di lavoro a fronte del raggiungimento dei risultati e presuppone il ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative anche all’interno degli spazi aziendali, rimuovendo vincoli e modelli inadeguati. Smart Working è quindi personalizzazione, flessibilità e virtualità, ovvero un percorso di profondo cambiamento culturale aziendale che richiede un’evoluzione dei modelli organizzativi, favorendo la produttività individuale e la continuità operativa dell’utente.

 

Le persone sono infatti pronte al cambiamento, complice anche la diffusione dello smartphone che consente di comunicare, lavorare, rimanere connessi in mobilità.

 

Secondo l’ultimo Osservatorio Smart Working del 2017, in Italia si possono stimare circa 305mila smart worker, con un aumento del 14% rispetto al 2016, e un’incidenza che tocca ormai l’8% del totale dei lavoratori in Italia. Un trend di crescita che risulta facilmente comprensibile alla luce dei benefici che lo Smart Working apporta alle aziende che lo implementano (l’Osservatorio stima un 15% di crescita della produttività).

 

Ma questa nuova visone del lavoro, che IBM ha inaugurato nel 1979 quando per facilitare il lavoro con il mainframe della sede posizionò dei terminali a casa di cinque dipendenti,  richiede due elementi fondamentali: la fiducia tra colleghi, con il capo, con il cliente, e la tecnologia.

 

L’Industria 4.0 quindi presenta strumenti funzionali a un nuovo modo di interpretare il lavoro e, in tutto questo, la tecnologia gioca un ruolo chiave. le tecnologie digitali permettono di scegliere il dove e quando lavorare, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Le tecnologie che supportano il lavoro da remoto sono già diffuse ma lo Smart Working non si limiti solo a questo.

 

Ricorrendo allo strumento tecnologico corretto, infatti, è possibile mettere a disposizione dei team uno spazio di lavoro accessibile e persistente – all’interno del quale condividere documenti, rispondere a domande e scambiare feedback, dando la possibilità di contribuire in maniera agevole ad un progetto, indipendentemente da posizione geografica, impegni personali e stile lavorativo.

 

QUALI TECNOLOGIE?

 

Come già detto in precedenza gli strumenti di uno Smart Worker sono fondamentali non solo per lavorare da remoto efficacemente, ma anche per creare un senso di appartenenza del lavoratore rispetto alla community aziendale. Tali soluzioni vedono la condivisione tra risorse e la sincronizzazione di tutti i device utilizzati come obiettivi finali. E-mail, calendari, contatti, attività e note sono i principali attori di questa condivisione grazie a soluzioni come:

 

  • IBM VERSE –  IBM CONNECTIONS

Soluzioni avanzate che permettono la messaggistica aziendale ed e-mail includendo funzionalità di social analytics e di ricerca avanzata integrando gli strumenti di collaborazione in un’unica soluzione intuitiva, affidabile e sicura.

 

  • IBM BOX

Per la condivisione e collaborazione documentale, uno spazio unico di condivisione, modifica, discussione e approvazioni dei file.

 

  • IBM WORKSPACE

Soluzione di messaggistica Whatsapp-Like che semplifica la collaborazione real-time tra team, dotata di intelligenza artificiale e integrata alle soluzioni aziendali (es. CRM, Documentale, ERP).

 

Impostando un livello di intelligenza per ogni aspetto del proprio lavoro, è possibile quindi ottenere risultati migliori in minor tempo, organizzando e distribuendo facilmente i contenuti, le informazioni e la documentazione.

 

Grazie a soluzioni intelligenti di Smart Working sono assegnate priorità, compiti ed attività facendo affiorare le informazioni più importanti e precise su un livello individuale, dando ai dipendenti voce in capitolo e ai responsabili informazioni concrete.

 

Tutto ciò proteggendo dati, contatti e calendari con solide funzionalità di sicurezza e di riservatezza  che garantiscono una conformità efficace e basso rischio.

 

UN ESEMPIO DI SMART WORKING

 

Var Group ha accompagnato MEF, azienda leader nella distribuzione di materiale elettrico, verso un nuovo modo di collaborare e condividere documenti e informazioni aziendali. Con i suoi 32 punti vendita distribuiti sul territorio nazionale e circa 500 persone impiegate MEF ha un patrimonio di competenze e conoscenze, che hanno il massimo valore se condivise con tutto il resto dell’azienda. L’esigenza quindi, da subito chiara, era gestire e condividere un sistema documentale considerevole in modo organizzato e fruibile.

 

Il progetto implementato sulla piattaforma software IBM Connections ha permesso a MEF di far confluire tutta la documentazione aziendale, sia istituzionale che commerciale, entro una struttura orizzontale con più di 150 community in cui riorganizzarla, scambiarsi informazioni sui prodotti in tempo reale e condividere best practice per la gestione di determinati processi interni.

 

All’interno di IBM Connections le informazioni sono storicizzate e messe a disposizione di tutti i propri dipendenti e collaboratori via Web e mediante i dispositivi mobile, attraverso le App di IBM Connections, con wiki dedicati a procedure aziendali, guide tecniche e blog di settore.

 

Mediante questa piattaforma MEF ha semplificato e reso più efficace la gestione del flusso informativo associato alla sua offerta, così da evitare un’inutile duplicazione dei documenti, far acquisire maggiore consapevolezza del proprio know-how interno, favorire strategie efficaci di vendita e di partnership ed aumentare la soddisfazione del cliente finale.

 

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